2016年09月28日

あなたの DITA ファイルを組織化する(1)




Organizing Your DITA Files
あなたの DITA ファイルを組織化する



• CIDM eNews 08.16
CIDM eNews 8月16日

• Organizing Your DITA Files
あなたの DITA ファイルを組織化する

Rodolfo Raya, Maxprograms
ルドルフォ・ラヤ、 マックスプログラムズ
Reprinted with permission
許可を得て再版

Introduction
初めに

If you need to work with DITA, chances are that you have to deal with many files of different types, shapes and colors. I’m writing this article to help you avoid the most common problems related to file management and DITA that I’ve seen in the last few years.
もしあなたが DITA と共に働く必要があるなら、あなたは異なったタイプ、形と色の多くのファイルを取り扱わなければならない可能性が高いです。 私は私がこれまでの数年で見たファイル管理と DITA と関係がある最も発生率が高い問題をあなたが避けるのを手伝うためにこの記事を書いています。

Keeping your files well organized is easy but sometimes it takes a few mistakes to find the right way to manage all the pieces in your documentation puzzle.
あなたのファイルをよく組織化しておくことは容易ですが、しかし時々あなたのドキュメンテーションパズルのすべての破片を管理する正しい方法を見つけるために少数のミスを犯します。


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posted by 平成アフィリエイトへの挑戦 at 09:21| 千葉 ☁| Comment(0) | TrackBack(0) | DITA | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2016年08月17日

あなたはあまりに協働的過ぎの可能性がありますか?(5)

Too often, we see our detail-oriented colleagues never considered for promotion beyond technical publications. Is that result due to differences of style that should not be blocks or actual gaps in focus on bigger goals? Shambaugh insists that management must look beyond the gender bias of different styles of work and focus on the real results that women achieve.
あまりにもしばしば、我々は我々の詳細志向の同僚が技術出版を越えて昇進のために決して考慮しなかったのを見ます。 その結果はより大きいゴールに対するフォーカスにおけるブロックあるいは実際のギャップであるべきでないスタイルの相違に帰せられますか? シャンバウは管理が仕事の異なったスタイルの性的偏見の先を見て、女性たちが達成する実際の結果に焦点を合わせなくてはならないことを強く主張します。

A manager who helps an employee see the bigger picture and focus on clearly articulated goals will go a long way toward overcoming the cultural biases that often dominate the workplace, especially in highly technical organizations.
従業員がより大きい絵を見て、明らかに明瞭に表現されたゴールに焦点を合わせるのを手伝うマネージャーは、特に高度に技術的な組織で、しばしば仕事場を支配する文化的な偏見を克服することに大きな役割を果たすでしょう。


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2016年08月16日

あなたはあまりに協働的過ぎの可能性がありますか?(4)

Clearly, collaboration is important to an organization’s success, building valuable relationships with other key parts of the organization. But it also can become a time sink. A naturally collaborative individual needs guidance in avoiding the firefighting, deadline focus, and day-to-day actions that can easily obscure a larger and more significant goal.
明らかに、協働は、組織の他の重要な部分との貴重な関係を築いて、組織の成功に重要です。 けれどもそれは同じく貴重な時間の浪費となる可能性があります。 自然に協働的個人が消火活動、期限フォーカスと容易により大きい、いっそう重要なゴールをあいまいにする可能性のある日ごとの動きを避けることについて
ガイダンスを必要とします。

Shambaugh believes that women in the workplace are often perceived as overly detail oriented or excessively collaborative or even perfectionists. Excessive attention to detail is seen as detrimental to moving to higher levels of responsibility. Gender differences are real enough but should not become a determining factor in business success or in promotions.
シャンバウ は仕事場の女性たちがしばしば過度に細部志向であるか、あるいは過度に協働的あるいは完全主義者さえであると認知されると信じます。 詳細に対する過度の注意は、より高いレベルの責任に移行することに、有害であると見られます。 性の相違は十分に現実ですが、しかしビジネス成功あるいは昇進における決定要因になるべきではありません。

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2016年08月15日

あなたはあまりに協働的過ぎの可能性がありますか?(3)

Managers must ensure that they provide goal-oriented feedback for women employees who might be too collaborative. Shambaugh’s research demonstrates that too often, women receive personal feedback rather than goal-oriented feedback. It’s important, she believes, that women get feedback that helps them understand how their work needs to be directed toward strategic organizational and corporate goals.
マネージャーは彼らがあまりにも協働的であるかもしれない女性従業員にゴール志向のフィードバックを確かに提供しなくてはなりません。 シャンバウの研究はあまりにもしばしば、女性たちがゴール志向のフィードバックよりむしろ個人的なフィードバックを受け取ることを明示します。 女性たちは彼らが彼らの仕事がどのように戦略上の組織的な、企業のゴールに向けられる必要があるかを理解する助けとなるフィードバックを手に入れることは重要であると彼女が信じます。

The boss might reiterate, for example, that the employee needs to accomplish a focused set of business goals in a specific time frame. A goal statement of that sort turns the review away from personal behaviors toward what must be the end result.
上司は、例えば、従業員が特定期間の熱心な1セットのビジネスゴールを達成する必要があると繰り返して言うとよいかもしれません。 その種類のゴール声明が最終結果であるに違いないことに向かって個人的な行動からレビューを排除します。

Such a goal statement can become part of an overall discussion for Susan of what it will take to get promoted. A manager needs to be objective in linking promotion with strategic objectives, helping the staff member identify what is most important for her to achieve and in what time frame. While collaboration with other organizations may be part of the activities moving someone toward a promotion, collaboration itself should not be the goal.
このようなゴール声明はスーザンが昇進させられるためにとるであろうことの全体的な議論の一部になることができます。 マネージャーは、スタッフがスーザンが達成するために何が最も重要であるかどんな時間フレームについて明らかにするのを手伝って、昇進を戦略目標とリンクすることにおいて、客観的である必要があります。 他の組織と一緒の協力が誰かを昇進に向かって動かす活動の一部であるかもしれない一方で、協働自体はゴールであるべきではありません。

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2016年08月14日

あなたはあまりに協働的過ぎの可能性がありますか?(2)

Susan expects a promotion to the senior leadership team. She is a hard worker, well-liked, and frequently invited to take part in interdepartmental activities. However, Tony believes she needs to be more decisive, directive, and more willing to delegate activities that she really shouldn’t be spending time on.
スーザンはシニア指導者の任務チームへの昇進を期待します。 彼女はよく好まれる、しばしば部門間活動に参加するよう求められる働き者です。 しかしながら、トニーは彼女がさらに果敢になり、指導的になり、彼女が本当に時間を使っているべきでない活動をもっと喜んで人に委任する必要があると信じます。

Shambaugh reflects that problem is often more prevalent among women, especially those who report to male bosses. She believes that in general, women are more likely to want to help others and tend to gravitate toward collaborative activities. They are rewarded for these tendencies at the same time that the tendencies hurt their chances for promotion.
シャンバウは問題がしばしば女性たち、特に男性上司に報告する人たちの間でいっそう蔓延るということを示します。 彼女は一般に、女性たちが他の人たちに手を貸すことを望んで、協働活動の方へ引き込まれる傾向がある可能性がいっそう高いと信じます。 その傾向が昇進のための彼女らの機会にダメージを与えると同時に、彼女らはこれらの傾向に対して報われます。

In this article, Shambaugh has advice not for the women but for the bosses who want them to succeed and move ahead.
この論文で、 Shambaugh はその女性たちのためにではなく女性たちが成功して、前に進むことを望む上司に対してアドバイスを与えます。

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2016年08月13日

あなたはあまりにも協働的であり得ますか?(1)


Can you be too collaborative?

あなたはあまりにも協働的であり得ますか?


JoAnn Hackos, CIDM Director
ジョアン ハッコス、 CIDM 部長

In 2015, Best Practices focused on collaboration, with many speakers extoling the value of increased collaboration, especially with other parts of the organization. We did not look at the danger of too much collaboration.
2015年に、最善の実践方法では特に、多くの話し手が協働の増加の価値を称揚するという状態で、組織の他の部分との協働に焦点を合わせました。 我々は協働的すぎる危険を見ませんでした。

An article in the June 2016 issue of the Harvard Business Review focuses on the downside of collaboration. Rebecca Shambaugh addresses the problem in “The Fine Line Between a Collaborative Employee and One Who Doesn’t Get Enough Done.” She tells the story of manager, Tony, and up and coming staff member, Susan, who is so collaborative that she fails to focus on what is most important among her responsibilities.
ハーバードビジネスレビューの2016年6月号の論文が協働の悪い面に焦点を合わせます。 レベッカ シャンバウは「協働する従業員と十分やらない人の間に紙一重の差がある」という問題を扱います。 彼女はマネージャー、トニーと、彼女があまりに協働的であるために彼女の責任のなかで最も重要なことに焦点を合わせ損ねるという前途有望な職員、スーザンの物語を語ります。

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2016年08月12日

情報開発のプッシュシステムからプルシステムへの移行(13)

Additionally, we started to save more than 40 percent in translation costs and reduced our translation duration from 70 days to 20-30 days.
さらに、我々は翻訳コストで40パーセント以上を節約し始めて、70日から20-30日まで我々の翻訳時間を減らしました。


Moving to a pull system not only enhanced the team’s performance but it also gave us the leverage to show the value that documentation can have within our organization. By enhancing our performance, we also increased the usability and flexibility of how we distribute content to our customers. Developing documentation strategies and implementing those strategies was fun and became a creative process because we had the flexibility and the reserved capacity to be innovative. The team’s happiness index is at 80 percent and still trending up. As a manager, I can say “yes” to things I used to have to turn down due to time and capacity constraints. All this was accomplished by making a few process improvements and by changing the value of when, how, and where information development is pulled into development.
プルシステムに移行することは、単にチームの業績を拡張しただけではなく、それは同じく我々にドキュメンテーションが我々の組織内で持つことができる価値を示すためのてこを与えました。 我々の業績を拡張することによって、我々は同じく我々がどのように我々の顧客にコンテンツを分配するかの使いやすさと柔軟性を増やしました。 ドキュメンテーション戦略を展開することと、それらの戦略を実行することは面白くて、我々が革新的であるための柔軟性と予備能力を持っていたから、創造的なプロセスになりました。 チームの幸福指数は80パーセントで、まだ上昇傾向にあります。 管理者として、私は私が時間と能力制約のために断らなければならなかったものであったことに「はい」と言うことができます。 このすべては、2−3のプロセスの改良することによって、そしていつか、どのようにか、そしてどこで情報開発が開発に引き入れられることによって、達成されました。

About the Author
著者について

Emily Mydlowski
エミリーミドロウスキー
Hach Company
ハッチ会社
emydlowsk@hach.com


Emily Mydlowski is the Manager of User Experience and Information Development Department at Hach Company, which is an environmental water quality company that manufactures and distributes analytical instruments and reagents used to test the quality of water. She manages a team that delivers global documentation in 28+ languages to water industry customers. Emily has 10 years’ experience in the Technical Communications Industry. In her role at Hach Company, she has integrated project management methodologies, defined processes and implemented technologies that have improved on-time delivery, reduced costs and increased quality for Hach’s global end-user documentation.
エミリー・ ミドロウスキーはハッチ社の利用者経験と情報開発部門の管理者です。この会社は、分析機器と水質をテストするために使われる試薬を生産、供給する環境保護の水質会社です。彼女は28以上の言語で水の産業顧客に世界的なドキュメンテーションを配布するチームの管理をします。 エミリーはテクニカル・コミュニケーションズ業界で10年の経験があります。 ハッチ社の彼女の役割で、彼女はプロジェクト管理方法論を統合して、プロセスを定義して、時間通りの配信を改善して、コストを減らして、 ハッチのグローバルな最終利用者ドキュメンテーションの品質を高める技術を実装しました。

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2016年08月11日

情報開発のプッシュシステムからプルシステムへの移行(12)

Summary of Results
結果のまとめ


I’ll be honest; moving to a pull system was not an easy task. It was a significant change that had to be managed and required perseverance and ownership. We didn’t start to see the buy-in until product development teams started to live through the process. Living through the process was our best influencer. It helped us gather the data necessary to show the progress of the change. We started to build support and momentum project after project.
正直に言うと;プルシステムに移行するのは容易なタスクではありませんでした。 それは管理されなければならない重要な変化であって、忍耐とオーナーシップを必要としました。 製品開発チームがそのプロセスを切り抜け始めるまで、我々は賛同を見始めることはありませんでした。 プロセスを切り抜けるのは我々の最も良い影響を与えるものでした。 それは我々が変化の進行を見せるために必要なデータを集めるのを助けました。 我々はプロジェクトからプロジェクトへと次々支持とはずみを構築し始めました。



Because we had the baseline data, we were able to measure our performance. These numbers continue to tell a process improvement success story (see Table 1).
我々が基本となるデータを持っていたから、我々は我々の業績を測定することが可能でした。 これらの数はプロセス改善成功物語を語り続けます(表1参照)。



Performance Indicator
性能指標

Push system
プッシュシステム

Pull System
プルシステム

On-Time Delivery
時間通りの納入

30 percent
30%

95-100 percent; meeting commit dates
95−100%:会議コミット日付

Project Durations
プロジェクト期間

2 months
2か月

15 days
15日

Backlog Wait Time
積み残し待合せ時間

3 months
3か月

3 weeks
3週間

Table 1: Before and After Comparison
表1:前後の比較


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2016年08月09日

情報開発のプッシュシステムからプルシステムへの移行(10)

We gathered all the data that we collected by moving from a push to a pull system and applied company performance indicators. Even though we had made substantial changes in our process and had measurements to show that our OTD and throughput had increased, the impact on product development and product costs (from translations) was still too high. We built a business case that would take us off the critical path and get us to global markets 30 days faster by reducing the cost and time to deliver multi-lingual content for product launch. Because we had a clean pull system to start with, we had the reserved capacity necessary not only to meet the needs of our customers but also to implement new tools and technologies that would increase our throughout, reduce translation costs, decrease durations, and increase the quality and usability of the content.
我々は我々が、プッシュからプルシステムに移行することによって、集めたすべてのデータを集め、会社の業績指標に適用しました。 我々が我々のプロセスの大きい変更をして、我々のOTDと処理負荷が(すでに)増加していたことを示すための測定を持っていたけれども、製品開発と(翻訳からの)商品コスト上の衝撃はまだあまりにも高かったです。 我々は、コストと商品発売のために多言語のコンテンツを届ける時間を減らすことによって、臨界経路から我々を外して、30日より速く我々を国際マーケットにもっていくであろうビジネスの事例を作りました。 我々が初めからきれいなプルシステムを持っていたから、我々は我々の顧客の必要を満たすことだけではなく、新しいツールと増加するであろう技術を実装するために必要な予備能力を持っていた我々全体的に、翻訳コストを減らして、期間を削減させて、内容の品質と使いやすさを増やします。

Once a pull system was fully implemented, and we increased the productivity of the Information Development group by adding technologies and capacity, we reached our goal to get to global markets 30 days faster. Throughput increased substantially. A small team of four and a half writers and three illustrators is now producing at least 160 new documents per year with 100-150 updates to existing documents.
プルシステムが完全に実行され、我々が、技術と能力を加えることによって、情報開発グループの生産性を増やした途端に、我々は30日より速く国際マーケットに到着する我々のゴールに達しました。 処理負荷が十分に増加しました。 4.5人の著者と3人のイラストレーターの小さいチームが既存の書類に100-150の更新で今1年に少なくとも160の新しい文書を制作しています。


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2016年08月08日

情報開発のプッシュシステムからプルシステムへの移行(9)

Subordinate All Other Processes to the Constraint Once we had moved to leaner documentation and documentation creation process, we prioritized projects in the organization based on how the constraint (information development) could pull the work through. Work is only allowed into the system at a rate that the constraint is able to pull it through. The immediate reaction was that the constraint (bottleneck) had to be removed immediately, so we moved into elevating the constraint.
他のすべてのプロセスを制約に従属させること。我々が(すでに)もっと貧弱な文書管理と文書管理作成プロセスにいったん移行すると、我々は制約(情報開発)が仕事を乗り切るのを可能にする方法に基づく組織でプロジェクトに優先順位を付けました。 仕事は、ただ制約がそれを乗り切ることが可能な割合でシステムに入れられるだけです。 即刻の反応は制約(隘路)がすぐに取り除かれねばならなかったということで、それで我々は、制約を高めることに、移行しました。


Elevate the Constraint
制約を高めること


To elevate the constraint, you increase its capacity. If the system cannot meet the task time, excess capacity is needed to accommodate variations in the system. To elevate information development, we focused on increasing our capacity by integrating a DITA-compliant CCMS that would integrate with our Translation Memory Management tool and by adding contractors to the department.
制約を高めるために、あなたはその能力を増やします。 もしシステムがタスク時間を満たすことができないなら、余剰能力がシステムで変動を受け入れるために必要とされます。
情報開発を高めるために、我々は、我々の翻訳メモリマネジメントツールと統合するであろう DITA 準拠CCMS を統合することによって、そしてその部門に請負業者を加えることによって、我々の能力を増やすことに焦点をあてました。


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2016年08月07日

情報開発のプッシュシステムからプルシステムへの移行(8)


Minimalism:We approached minimalism from two points of view−write better text, but most importantly, focus on how we could leverage our technical illustration expertise. We implemented a non-verbal solution that has been well-received by global customers and has moved complex text descriptions into easy-to-use, step-by-step illustrated procedures. Not only did it improve our customer’s experience, it also helped reduce our translation costs. Many projects that once required text translation now turned into all-illustration projects that eliminated the need for any translation.
ミニマリスム:我々は2つの見地からミニマリスムに接近しました − もっと良いが、最重要なことに、本文を書いてください、我々がどのように我々の技術イラスト専門知識をてこ入れすることができたかに関して集中してください。 我々はグローバルな顧客によってよく受けられて、使いやすい、ステップごとのイラスト化された手順に複雑なテキスト記述から移行してきている非言語ソリューションを実装しました。 単にそれは我々の顧客経験を改善しただけではなく、それは同じく我々の翻訳コスト削減を支援しました。 いったん、本文の翻訳を必要とした多くのプロジェクトは、どんな翻訳のためにでも要求を排除したすべての イラスト化プロジェクトに変わりました。

Task-Based vs. Feature-Based Writing:Without fully implementing a DITA CCMS, we focused our attention on turning our content into topics and started to write our content based on the DITA structure. We focused our attention on the Task Topic. In the past, our manuals did a great job detailing all the features of a product but did not always provide the customer with the information necessary to use the product. By breaking down our content into Task-Based vs. Feature-Based writing, our engineers and product managers finally started to see the usability impacts of this content deliverable.
タスクベース対機能ベースの執筆:完全に DITA CCMS を実行しないで、我々のコンテンツをトピックに変えることに我々は我々の注意を集中させて、 DITA 構造に基づいて我々の内容を書き始めました。 我々はタスクトピックに我々の注意を集中しました。 過去に、我々のマニュアルは商品のすべての特徴を詳述する素晴らしい仕事をしましたが、しかし常に商品を使うために必要な情報を顧客に提供するわけではありませんでした。 我々のコンテンツをタスクベース対機能ベースの執筆に分解することによって、我々のエンジニアと商品管理者はコンテンツ成果物の使いやすさの影響をついに見始めました。

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2016年07月26日

5年、5つの教訓 − DITA 、個人の取り分(5)

Lesson #5: Think metrics
教訓その5:測定基準を考えること


DITA will not only fundamentally change the way your writers and translators work, it will also change the roles and tasks you will have to fill in your tech pubs department. The cost structure is likely to change and you may need to open new positions on one end, while saving headcounts on another end.
DITA は単に基本的にあなたの執筆者と翻訳者が働く方法を変えるであろうだけではなく、あなたの技術出版部門で満たさなければならない役割と仕事を変えるでしょう。そのコスト構造は変化する可能性が高く、あなたは、一方で員数を削減する一方で、片や新しいポジションを開く必要があるかもしれません。

Sooner or later you will need metrics to show the impact of DITA, to demonstrate the cost saving, the efficiency or quality gain, or to justify a new position. If you do not want to compare apples and oranges, you have to think very hard and very early about what to measure, and then measure consistently and diligently. Just counting and comparing the number of pages or words written or translated is useless when the underlying content structure has changed completely, when you have no way of measuring the rise (or fall) in documentation requirements, or when the shift of responsibility from external vendors to internal personnel is not accounted for.
遅かれ早かれ、あなたはDITA の影響を示して、コスト節減、効率あるいは品質利益を実演することや、あるいは新ポジションを正当化するために測定基準を必要とするでしょう。もしあなたがリンゴとオレンジを比較することを望まないなら、何を測るべきかについて、あなたは非常に一生懸命、そして非常に早く考えなければなりません、それから、首尾一貫して、勤勉に測定しなければなりません。潜在的な内容構造が完全に変化したとき、あなたがドキュメンテーション必要条件で改善されるか(悪化してるか)を測定する方法を持たないとき、あるいは外部ベンダーから内部要員に責任の移行が説明されないとき、執筆されたか、あるいは翻訳されたページあるいは単語の数を単に数えたり、比較することは、役に立ちません。

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2016年07月24日

5年、5つの教訓 − DITA 、個人の取り分(3)

Lesson #3: Think meta
レッスン # 3:メタに考える

Care not only about your data (content), but also about the data about your data (metadata). Writing and collaborating on thousands of small topics requires a much more careful approach to metadata than handling a few dozen large monoliths in formats like MS Word, FrameMaker, or RoboHelp.あなたのデータ(内容)についてだけではなく、あなたのデータ(メタデータ)についてのデータのことを気にかけてください。 書くことと、何千という小さいトピックで共同して働くことはMS Word 、 FrameMaker 、あるいは RoboHelp のようなフォーマットで数ダースの大きい一枚岩を処理するよりずっと注意深いメタデータへのアプローチを必要とします。

Identify the metadata that is needed to efficiently manage the content and work with it−from the perspective of both your customers and your tech pubs personnel. Find the best ways to capture that metadata and to keep it up-to-date, accurate and free of redundancy.
効率的に内容を管理して、それで仕事をするために必要とされるメタデータを識別してください − あなたの顧客とあなたの技術系出版要員両方の見地から。 そのメタデータを取り込んで、それを最新で、正確で、そして冗長性がないようにしておく最も良い方法を見いだしてください。

Find the right level to attach your metadata and always avoid maintaining metadata manually if the system can do it for you.
もしシステムがあなたのためにそれをすることができるなら、あなたのメタデータを付加して、常に手作業でメタデータを保守するのを避けるための正しいレベルを見いだしてください。

Do not collect metadata for its own sake.
それ自身の目的のメタデータを集めないでください。
And never collect metadata for its own sake. Whenever you plan to implement some metadata (for example, if you design a structured approach for entering comments in the version history), make sure there is a concrete purpose for the metadata, that the metadata can be accessed efficiently, and that the people gathering the metadata know why they are doing it and what for.
そして決して自分自身の目的のためにメタデータを集めないでください。 (例えば、もしあなたがコメントをバージョンの記録に入力するために構造化されたアプローチを考案するなら)、あなたが若干のメタデータを実装することを計画するときはいつでも、メタデータのために具体的な目的があること、メタデータが効率的にアクセスされることができること、そしてメタデータを集めている人々が彼らが何のために、何をしているか知っていることを確認してください。

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2016年07月22日

5年、5つの教訓 − DITA 、個人の取り分(1)

5 Years, 5 Lessons−DITA, a personal take
5年、5つの教訓 − DITA 、個人の取り分

Richard Forster, Information Architect & Documentation Specialist
リチャード・フォスター、情報アーキテクト兼ドキュメンテーション専門家

After 5 years of building and managing a DITA infrastructure for technical publications in a global MedTech company, here are my 5 key lessons. Some of them we got right from the beginning, some we learned the hard way−and some we never got around to implement properly…
グローバル MedTech 会社で技術刊行物のために 5年間DITA インフラストラクチャーを作って、管理した後、ここに私の5つの重要な教訓があります。それらのうちのいくつかはちょうど最初から、上手く行き、いくつかは難しい方法を学び − そしていくつかは我々が決して適切に実装までたどり着きませんでした…

Lesson #1: Think big, start small
教訓その1:大きく考えて、小さく始めること

DITA is a technology to revolutionize your user assistance. Both the content production process and the actual formats and customer deliverables can and will undergo huge changes and improvements once you start adopting DITA. However, for a successful move to DITA the adventure needs to be broken down into manageable parts.
DITA はあなたの利用者支援に革命を起こす技術です。 あなたが DITA を採用し始めた途端、コンテンツの制作工程と実際のフォーマットと顧客 の成果物が大きな変化と改良の両方をやり遂げることができ、また、そうなります。 しかしながら、 DITA への成功する移行のためにその冒険は管理しやすい役割に細分化する必要があります。

Getting accustomed to a new writing philosophy, a new syntax, a new text editor, a new content management system, and new output formats is pretty daunting. Do not try to combine all of this together; try to go in smaller steps.
新しい執筆哲学、新しい構文、新しいテキストエディタに慣れて、新しいコンテンツマネジメントシステムと新しい出力形式はかなり手ごわいです。 一緒にこのすべてを結合しようとしないでください;より小さいステップに入って行くようにしてください

Do not convert all content to DITA in one big bang, but start with pilots and migrate in ascending order of complexity.
1つのビッグバンですべての内容を DITA に変換しないでください、しかし実験的なもので始めて、徐々に複雑なものに移行してください。

Do not try to start with a reuse strategy that reuses topics or even sentences or phrases across all your deliverables, but start more modestly, accept some redundancy and strive for continuous improvement.
なたのすべての成果物にわたり、トピックあるいは文あるいは句さえを再利用する再利用戦略で始めようとしないで、しかし、いっそう控え目に開始 して、若干の重複を受け入れ、継続的改善を求めて努力してください。

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2016年07月20日

チームワークに「私」は、ありません(11)

What We Learned from our Collaboration Process
我々が我々の協働プロセスから学んだこと

Reaching team agreement is hard but worthwhile if you can reach a common process agreement from a disperse team. We built in measures to make agreements fair, such as one vote per tech pubs team. We also had to be open to discussions and arguments when discussing our processes and styles.
もしあなたが共通のプロセス合意に達することができるなら、チームの合意に達するのは困難だが、価値はあります。 我々はチームの技術出版毎に1つの投票のように、合意を公正にする手段を組み入れました。 我々は同じく、我々のプロセスとスタイルを論じるとき、議論や論争に開かれていなければなりませんでした。
Recognize that people are different but have complimentary skills. You are not the only skilled tech pubs person. There are others in your international company who can help build a solid foundation and help accomplish the goals. You are not alone. Working together is about looking at the whole and not your individual wants. Remember, share thoughts, tasks, and goals. It is about the “we” and not the “I”.
人々は、異なっていることを認識してください、しかし補完の技能を持っていてください。 あなたは唯一の熟練した技術出版要員ではありません。 あなたの国際企業には、堅実な基礎を作るのを手伝って、目標を達成するのを助けることができる他の人たちがいます。 あなたは1人ではありません。 一緒に働くことは、あなたの個々の必要ではなく、全体を見ることに関わりがあります。 考えや、タスクやゴールを思い出して、共有してください。 それは「私」ではなく、「我々」についてなのです。

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2016年07月19日

チームワークに「私」は、ありません(10)

Success Stories
成功シナリオ


During our transformation, we had small wins to help motivate us and communicate to others outside tech pubs our successes and importance.
我々の変貌の間に、我々は我々に動機付けを与えて、技術出版の以外の他の人たちに我々の成功と重要性を伝える助けとなる小さい勝利がいくつかありました。

  • We had other teams asking if we had a Graphics template to use. Our Answer−yes we have one. We shared our template and write ups so new documents with figures would be consistent. We received recognition for being the “go to” team for these items.
    我々が使うべきグラフィックスのテンプレートを持っているかどうか尋ねる他のチームがありました。 我々の回答は − はい、我々は1つ持っています。 我々は我々のテンプレートを共有して書き上げるので、いくつかの図のある新しいドキュメントは一貫性があるようです。これらの項目のために「go to」チームであるための認識を受け取りました。
  • We had a Non-tech pubs team member join our working groups. He appreciated our goals and what we were trying to accomplish. He wanted to be part of the process. He is now leading our User Analysis working group.
    我々は非技術出版チームのメンバーが我々の作業グループに参加するようにしました。 彼は我々のゴールと我々が達成しようとしていたことを正当に評価しました。 彼はプロセスの一部になることを望みました。 彼は今我々のユーザ分析作業グループを先導しています。
  • Our Document Portal group was well received by our Web Services team. They heard about the tech pubs teams collaborating to improve the documentation content and consistency. The Web Services team is now helping us establish a central location on our public website for our public technical documentation. Working together with the Web Services, we created specs, common location for our database, and scripts. The first phase will be rolled out in 2016.
    我々のドキュメントポータルグループは我々の Web サービスチームによって良く認識されました。 彼らはドキュメンテーション内容と一貫性を改善するために協働している技術出版チームについて聞きました。 Web サービスチームは今では我々が我々の公開技術文書のために我々の公開ウェブサイトで中央の場所を確立するのを手伝っています。 Web サービスと共に働いて、我々は仕様、我々のデータベースための共通の場所とスクリプトを作成しました。 最初の段階は2016年に導入されるでしょう。

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2016年04月29日

2016年のトレンドを追って− CIDM/DCL2016調査結果の分析(12)

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But not all is doom and gloom. From the commentary, we learned about groups that are “in good shape,” teams that are “in the middle remedying these with great solutions,” “in the process of moving to intelligent content delivery,” “converting now to DITA,” “all doors are open for the future,” and “the Power-that-Be are starting to wake up.” Amid lots of challenges and demands, many participants in the survey are working hard to respond positively for the future.
けれどもすべてが宿命であり、憂うつであるわけではありません。 コメントから、我々は「良い状態にある」グループ、「素晴らしい解決でこれらを修復している最中に」あるチームについて学びました、「インテリジェントなコンテンツ配信の移行過程で」、「今 DITA に変換して」、「すべてのドアは将来のために開かれており」、そして「時の権力者は目覚まし始めています。」. たくさんのチャレンジと需要の中で、調査中の多くの関係者が将来のために積極的に応答するために一生懸命働いています。

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結局、コンテンツの取り扱いの未来はDITA対応にあるということのようですが、10年前から欧米では、あらゆる業界で取り組んでいるように見えます。日本では、一部の企業を除いて、あまり、熱心でないように見えるのはなぜなのでしょうか。貿易立国日本とか言っても結局、輸出は、GDPの割合が、思っているほど、多くなく、せっかく、一時的に円安や発展途上国の政治不安のおかげ日本に戻ってきた、国内生産も、円高になれば、やはり現地生産に移行してしまうのでしょうか。いずれにしても、製品の現地化や、多言語化対応は必要となります。そのためにはDITAによる製品関連のすべてのコンテンツのDITA対応は、多言語展開の機械翻訳でも威力を発揮すると思われるので、日本のメーカーも誰かかが、DITAの動向に目を光らせ、日本だけが置いてきぼりを食わないようにする必要はあると思います。

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2016年04月25日

2016年のトレンドを追って− CIDM/DCL2016調査結果の分析(9)

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I do wish that information developers would spend more time learning what their competitors are doing with content publishing. 43% report that they don’t know about their competitors’ publication policies. Knowing if the competitors are behind or ahead is a useful way to obtain management support for change.
情報開発者が彼らの競争相手が、コンテンツ出版で、何をしているか学ぶのにもっと多くの時間を費やしてほしいと私は、まさに思います。 43%は、彼らが彼らの競争相手の出版ポリシーについて知らないと報告します 。 競争相手が遅れているか、あるいは進んでいるかどうか知ることは変化のための管理サポートを得る有用な方法です。


The shortcomings of digital publishing have remained the same for several years:
デジタル出版の欠点は今まで数年間同じままでした:

  • Search capabilities are inadequate (63%)
    検索能力が不適当です(63%)
  • Customers are unable to assemble topics and create their own PDFs (41%)
    顧客はトピックを組み立てて、彼ら自身のPDF(41%)を作成できません
  • Current content does not support customer needs adequately (40%)
    現在のコンテンツが十分に顧客ニーズを支持しません(40%)
  • No faceted search capabilities are available (33%)
    切子面のような多面的検索能力が利用可能ではありません(33%)

 

  • Too many versions of the content make finding the right information difficult (30%)
    コンテンツのあまりに多くの版が正しい情報を見つけ難くします(30%)

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posted by 平成アフィリエイトへの挑戦 at 10:19| 千葉 | Comment(0) | TrackBack(0) | DITA | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2016年04月18日

2016年のトレンドを追って− CIDM/DCL2016調査結果の分析(3)

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As we have seen in previous years, PDFs delivered through a corporate website continues to dominate the publishing processes with 287 of 325 (88%) respondents reporting that they continue to publish PDFs. The comments also suggest that the PDF delivery is even higher because some PDFs are delivered as part of the product or through emails, flash drive, or other means.
我々が前の年に見たように、企業のウェブサイトを通して届けられた PDF は、彼らが PDF を出版し続けると報告する325人の応答者の287人(88%)で出版プロセスを独占し続けます。 そのコメントは、若干の PDF が製品の一部として、あるいは電子メール、フラッシュドライブ、あるいは他の手段を通して届けられるから、同じくPDF配送割合がさらにより高いことを示唆します。

Interestingly, 59% still prepare some content in print, although half of these reported that less than 10% of the content was released as print. Only 8% indicated that they did not intend to publish any electronic content in 2016. 66% reported that they publish HTML content to the corporate website. Equal percentages publish embedded help.
これらの半分が、印刷として、コンテンツの 10% 未満しかリリースされなかったと報告したけれども、興味深いことに、まだ、59%は、印刷でいずれかのコンテンツを準備します。 たった8%しか、彼らが2016年に電子コンテンツを出版するつもりはなかったことを示しました。 66% は、彼らが企業のウェブサイトにHTMLコンテンツを出版すると報告しました。同じ割合が埋め込みヘルプを出版します。

Perhaps the most interesting result suggested that 34% of the respondents were beginning to use a dynamic content delivery system, although still with small percentages of their content.
まだ、彼らのコンテンツの僅かな割合しかないけれども、多分最も多くの興味ある結果が回答者の34%が、ダイナミックなコンテンツ配信システムを使い始めていることを示唆しました。

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posted by 平成アフィリエイトへの挑戦 at 10:00| 千葉 ☀| Comment(0) | TrackBack(0) | DITA | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2016年04月17日

2016年のトレンドを追って− CIDM/DCL2016調査結果の分析(2)

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80% of respondents develop user manuals and 58% develop embedded user assistance. 33% develop knowledge base articles and another 33% develop videos. 31% develop training materials and 18% develop mobile applications. There was a long list of other types of publications including product specifications, white paper, service manuals, videos and social media posts, product data sheets, research reports, and web sites, in general.
回答者の80%がユーザマニュアルを開発し、58%が埋め込みのユーザ支援を開発します。 33% が知識ベース記事を開発し、もう1つの 33% がビデオを開発します。 31%がトレーニング資料を開発し、18%が携帯アプリケーションを開発します。 製造仕様、白書、保守マニュアル、ビデオと交流サイトポスト、製品データシート、研究報告とウェブサイトを含めて、一般に他のタイプの出版物の長いリストがありました。

The primary tools used by respondents were DITA at 74% and other at 75%. Unstructured Adobe FrameMaker represented 53%, Madcap Flare 66%, Adobe InDesign 43%, and Microsoft Word 38% as first choices (Figure 1). Nearly every respondent noted that they used several tools as secondary or tertiary choices. 52% used an HTML editor, the highest represented second choice. PowerPoint was also well represented as a third choice.
回答者によって使われる主要なツールは 74%がDITA で、他が75%です。 非構造化アドビ FrameMaker は 53% 、MadcapFlareが 66% 、アドビ InDesignが43%とマイクロソフト Wordが38%が、第1選択として代表を務めました。(図1) ほとんどあらゆる回答者は、彼らがいくつかのツールを第2か、あるいは第3の選択肢として使用したことを52%がHTMLエディタを使い、最も高い割合のものは2番目の選択を代表したことを指摘しました。 PowerPointは3番目の選択として同じくその存在を十分に確立していました。

Q4.jpg

 https://www.infomanagementcenter.com/wp-content/uploads/2016/03/Figure1-3.jpg

Figure 1: Most frequently used editing tools
図1:最も頻繁に使われる編集ツール




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posted by 平成アフィリエイトへの挑戦 at 13:10| 千葉 ☁| Comment(0) | TrackBack(0) | DITA | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする